2023年一季度，山西焦煤西山煤电新产业福利公司迎来一喜，他们研发的《档案离线备份系统》获得国家版权局软件著作权证书。
残疾人就业，打开了新天地
具体负责研发工作的，是该公司的档案事业部。该部成立于2019年，是山西焦煤唯一一家专业从事档案整理服务的单位。作为创业项目，面对社会提供档案整理服务，为残疾人就业拓展了新的空间。几年来该公司档案事业部从无到有、从弱到强，经营项目从单一档案整理服务拓展到档案管理咨询、数字化加工、软件开发及专业设备销售、维护、服务等等，业务从西山煤电、山西焦煤拓展到山西省交投集团、阳煤集团太化二基地、山西国际电力、山西农大信息学院、山西省科技基金发展总公司、太原市园林局等20多家单位。
赢得客户，要靠解决问题
目前市场上的档案管理和服务水平难以满足社会需求。该公司在承揽山焦西山铁路公司档案室时，按照规范达标要求，进行精益化规划设计，使该档案室实现了档案数字化、办公自动化、文档一体化管理。
该公司针对建企时间长，获得的荣誉牌匾、奖杯比较多，档案整理难度大的情况，他们研发出了新型牌匾柜，将牌匾展示与储存融为一体，以斜角隔离方法存放，既可展示又便拿取，还可通风除湿，并拍照扫描形成电子档案。这样一组牌匾柜可以存放上百个牌匾、奖杯、锦旗等档案。他们还在对一些企业的作废印章管理方面，创立了印章柜、印章盒、印章标签、印章目录、印章模印等整套管理系统及保存办法，一举解决了令人困扰的难题。
2000年国家档案局体制改革后，对文书档案单件的装订提出要求，10张以下文件不合适打孔穿线。该公司改变传统档案组卷采用的“三孔一线”装订方法，运用电动缝纫机装订，发明了“曲折线电动装订法”，过去用传统方法一天装订量在100卷左右，现在一天装订量可达500~700卷，提高了效率，减少了损坏，还解决了档案拆卸修改问题，在山西焦煤得到推广应用。
档案保存，要走数字化之路
多年来，电子档案的收集、管理、保存、利用缺乏专业系统方法，比如很多企业早期采用3.5寸磁盘保存办法，由于操作系统从dos到Windows 31、Windows 95、Windows 10多次升级换代，3.5寸磁盘逐渐被淘汰以致于无法读取，存在磁盘里的电子档案需要抢救。此外，传统的档案存储方法还存在四处分散不易管理、急用之时难以检索等问题。
为了解决电子档案的长期存放问题和方便运用问题，该公司自主研发“档案离线备份系统”并获得国家版权局软件著作权证书。该系统主要采用档案级蓝光光盘，建立分类索引、关键词索引等多种查询方式，解决了大容量电子档案归集、分类、封面、刻录等长期保存和查询的问题。
该系统的主要优点是：一是集中管理各类文件，有利于电子档案的检索利用；二是电子档案存档格式统一为PDF；三是电子档案和纸质档案同步归档；四是解决了电子档案对原生信息系统的依赖，解决了多版本、多部门信息系统升级的数据迁移及长期保存问题；五是解决了电子档案归档对接问题。这些研究成果，也受到了客户欢迎。
工作创新，档案管理板块化
档案管理的传统做法是各自建立档案室或档案馆，为此必然耗费一定的人力、物力、财力。为了帮助这些企业多快好省地解决问题，2019年以来，福利公司在档案管理领域推出了档案板块化管理模式，它的优势主要表现在三个方面：一是集中人才办大事；二是促进档案集中管理：三是有利于档案专业人才的培养。这一管理模式在山西焦煤的档案管理中初见成效，持续深耕，培养专业人才，破解技术难题，持续优化服务，积极对外经营，在此基础上撰写的论文《煤炭企业档案板块化管理初探》还获得了中国煤炭工业协会颁发的二等奖。
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